Решения для удаленной работы

Новая коронавирусная инфекция Covid-19, первый случай заражения которой был зафиксирован в китайском городе Ухань во второй половине декабря 2019 года, во многом изменила жизнь всего населения планеты. 11 марта 2020 года ВОЗ объявила о пандемии. Из-за высокой скорости распространения этого вирусного заболевания в большинстве стран начинают вводить карантинные меры, чтобы обезопасить граждан.

Поэтому многие сотрудники, которые привыкли работать в офисах, переходят на удаленную работу. Для большинства такой вариант взаимодействия с начальством и коллегами непривычен, иногда он бывает неудобен. Поэтому для того, чтобы компании продолжали нормально функционировать даже в период пандемии коронавируса, необходимо кардинальным образом изменить ее инфраструктуру. В этом поможет внедрение в работу организации решений, направленных на цифровую трансформацию бизнеса.

Что дает удаленная система работы?

Своевременное внедрение систем удаленной работы дает владельцам организации и управляющим множество преимуществ. К первостепенным из них относятся:

• Простое подключение и управление. Для ведения бизнеса удаленно не требуется обладать специальными знаниями. Обучение по работе в системе не занимает много времени.

• Безопасный доступ к ресурсам компании. Система полностью защищена, поэтому риск хакерских атак при ее внедрении сводится к минимуму. При этом обеспечивается высокая скорость доступа к нужным документам в электронном формате, а передача файлов между пользователями происходит практически моментально.

• Полноценный контроль за действиями сотрудников. Владельцу компании удобно распределять обязанности между подчиненными и отслеживать то, на каком этапе находится конкретный проект. Таким образом, он сможет определить, насколько эффективно работает тот или иной сотрудник. Как результат, система позволит максимально грамотно распределить заработную плату.

Защита удаленных рабочих мест от вредоносного ПО

Владельцы многих крупных корпораций и те, кто занимается малым бизнесом, при переводе своих сотрудников на удаленную работу думают, что такой способ ведения предпринимательской деятельности менее безопасен. Они переживают, что дистанционное взаимодействие между начальником и подчиненными позволит злоумышленникам без труда получить доступ к конфиденциальной информации об организации. Но такие опасения напрасны.

Система удаленной работы обеспечивает максимальную защиту данных от вредоносного программного обеспечения. Поэтому при ее установке владельцы бизнеса могут быть уверены, что не произойдет утечка информации или непредвиденное удаление электронных документов. С такой системой получается обеспечить максимально безопасное подключение к корпоративной сети. Это становится возможным благодаря следующим программам:

• Прокси-сервера.

  С ними получается решить сразу несколько задач: защитить корпоративную сеть от хакеров, повысить скорость удаленной работы, контролировать доступ к ресурсам организации и обеспечить полную анонимность в интернете. Такие сервера различают по типу используемого протокола передачи данных.

• Антивирус.

  Программный продукт, который устанавливается на компьютере в целях своевременного определения вирусов и различных вредоносных программ и предотвращения заражения электронных документов и операционных систем.

• Шлюз безопасности.

  Это сервер, который предназначен для того, чтобы защищать корпоративную сеть от нежелательного трафика. Также со шлюзом получается предотвратить утечку информации и обеспечить безопасное подключение сотрудников к ресурсам организации.

Варианты решений:

Устройства для обеспечения комплексной безопасности выпускает американская компания FortiNet. С ними удается не только защитить корпоративную сеть, но и повысить производительность. Этот разработчик занимается поставкой оборудования как для малых предприятий, так и для крупномасштабных корпораций с развитой инфраструктурой. Устанавливая устройство FortiGate, владелец компании получает:

• • Web-filter;
• • Firewall;
• • IPS;
• • Маршрутизация;
• • Контроль приложений;
• • Антивирус;
• • Антиспам.

Работа с оборудованием FortiGate происходит с использованием операционной системы FortiOS, которая синхронизируется с сопроцессорами FortiASIC.

Для комплексной защиты подходит и межсетевой экран Kerio, выполняющий сразу несколько функций, среди которых:

• • Обеспечение защищенного доступа в интернет;

• • Полноценная защита ЛВС;

• • Экономия рабочего времени сотрудников благодаря тому, что с экраном удается обеспечить ограниченный доступ к веб-контенту.

Межсетевые экраны производства Kerio удобны в использовании благодаря мультиязычному интерфейсу и полной поддержке IPv6. При этом здесь присутствуют системы, которые предназначены для распознавания внешних угроз безопасности. Удобно, что программа автоматически собирает статистику в формате журналов и диаграмм. Это облегчает дальнейший анализ.

Аналогичные задачи позволяют решить и устройства SonicWall, производством которых занимается компания Dell. Настройка такого оборудования способствует обеспечению защиты корпоративных данных и блокирует ненужные для выполнения рабочих задач программы. Высокая степень безопасности не снижает уровень производительности. При этом здесь присутствует технология гибкого анализа пакетов, благодаря которой удается проанализировать весь трафик.

Не менее эффективно с защитой от вредоносного программного обеспечения и хакерских атак справляется и техника от Cisco ASA. Эти межсетевые экраны дают следующие возможности:

• • Трансляция сетевых адресов;

• • Протоколы динамической маршрутизации;

• • Проведение комплексного анализа протоколов прикладного уровня;

• • IPSec VPN;

• • Выполнение межсетевого экранирования при учете состояния соединения.

Для защиты каналов связи подходит и российская разработка АПКШ «Континент». Она необходима для безопасного взаимодействия в условиях корпоративной сети, поддерживает маршрутизацию, а также позволяет выполнять шифрование трафика. Ее установка предотвращает риск несанкционированного доступа. При этом обеспечивается масштабируемость и отказоустойчивость. Управление происходит централизовано с единовременным обновлением всех компонентов.

Виртуализация рабочих мест

Виртуализация - возможность для сотрудников организации получить удаленный доступ к данным компании. Она позволяет просматривать нужные документы с любого устройства, как с компьютера, так и со смартфона. К тому же, виртуализация обладает рядом других преимуществ, к которым относятся:

• • Организация взаимодействия сотрудников, использующих для работы разные операционные системы;

• • Улучшенная защита данных компании;

• • Гибкость и масштабируемость инфраструктуры;

• • Повышение уровня информационной безопасности;

• • Упрощение процесса управления IT-инфраструктурой.

Наиболее эффективно со всеми задачами по виртуализации рабочих мест справляется Microsoft VDI. Это платформа Enterprise-уровня, которая предназначена для доставки приложений на основе гипервизора Hyper-V. Управление виртуальным рабочим местом возможно практически с любого устройства с операционными системами Windows, iOS, mac OS X и Android.

При этом своевременное внедрение такого решения в работу компании позволяет снизить расходы на администрирование компьютерного парка.

Выполнить виртуализацию рабочих мест удаленных сотрудников получится и при помощи программного продукта VMware Horizon. Использование такой платформы позволяет снизить финансовые расходы, так как теперь предоставлен доступ к единому виртуальному хранилищу и вычислительным ресурсам. Обеспечить высокую скорость работы с такими виртуальными местами получится не только для сотрудников, которые выполняют свои обязанности на стандартных компьютерах или мобильных устройствах, но и для тех, кто разрабатывает трехмерную графику, независимо от того, где именно они находятся.

ПО VMware Horizon совмещается с операционными системами Windows и Linux.

Осуществление взаимодействия удаленных сотрудников

Внедрение в функционирование организации решений для удаленной работы обеспечивает эффективное взаимодействие между сотрудниками. Это позволяет быстро решать задачи и реализовывать совместные проекты, не выходя из дома.

Для обеспечения взаимодействия отличным решением станет настройка VOIP-телефонии. Качественное ПО позволяет вести переговоры посредством интернет-соединения. Таким образом, удается сократить расходы при звонке на внутренние номера, расстояние между абонентами в этом случае не имеет значения.

VOIP-телефония подходит для установки в компании независимо от ее масштаба, а подключение происходит практически моментально. Единственное, что нужно для обеспечения высокого качества связи, - гарнитура вместе с микрофоном. Удобно, что переговоры можно записывать для дальнейшего прослушивания или транскрибирования.

При этом программа позволяет вести четкую статистику по всем звонкам, которые были совершены через VOIP-телефонию.

Самые удобные сервисы VOIP-телефонии разработала американская корпорация Digium Inc. Программный продукт Asterisk - это комбинация систем, необходимых для ведения телефонных переговоров, которая включает в себя:

• • Голосовую почту;

• • Конференц-связь;

• • Интерактивное голосовое меню (IVR);

• • Подробный отчет о каждом вызове;

• • Центр обработки звонков.

Одно из главных преимуществ этой системы заключается в ее гибкости. Она применяется как в компаниях, где работает до 100 сотрудников, так и в крупных корпорациях, где их число достигает нескольких тысяч. Это становится возможным благодаря тому, что Asterisk обеспечивает поддержку неограниченного количества телефонных номеров. Удобно, что система многоканальна. Поэтому есть возможность принимать неограниченное число звонков на 1 номер. Все переговоры автоматически записываются, а информация сохраняется на локальный сервер, который полностью защищен от взлома.

Важно для удаленной работы и то, что с Asterisk можно проводить не только аудио-переговоры, но и видео-конференции, а также распределять звонки посредством голосового меню.

Проведение конференций в видео-формате станет отличным решением при ведении работы удаленно. Это позволяет не только слышать голос собеседника, но и транслировать монитор компьютера. Поэтому такие переговоры позволят демонстрировать презентации и визуализировать проекты, не выходя из дома.

Лучше всего со всеми этими задачами справляется программа Cisco Webex Meetings. Хотя такой продукт прост в использовании, он обеспечивает массу преимуществ для компании. Основные из них:

• • Высокий уровень безопасности данных;

• • Поддержка пользователей, которые проводят конференции через мобильные устройства, в том числе iPad и iPhone;

• • Обеспечение высокого качества аудио- и видеосвязи независимо от того, в какой точке мира находится собеседник на данный момент;

• • Удобство управления системой с помощью информационной панели Cisco Webex Administration.

С программой от разработчиков Cisco получится проводить видео-конференции, в которых одновременно смогут принимать участие до 25 пользователей.

Подходит для удаленных конференций и платформа Zoom. На экране может транслироваться до 49 видео. При этом проведение таких переговоров в видео-формате абсолютно безопасно, так как программа обеспечивает сквозное шифрование всех конференций.

Также у Zoom есть возможность ускоренного планирования, здесь присутствует множество полезных инструментов, которые предназначены для ведения совместной работы. Чтобы сделать взаимодействие интерактивным, сотрудники могут делать заметки и транслировать свои экраны. Согласованная работа также обеспечивается благодаря чату. Через него получится пересылать электронные документы.

Множество инструментов для обеспечения взаимодействия между сотрудниками возможно получить и при установке Cisco Webex Teams. Такое ПО позволяет без проблем обмениваться сообщениями внутри корпоративной сети. Программа дает возможность сохранять все нужные файлы и документы в одном месте. Они структурированы, поэтому их не требуется искать в разных местах и скачивать на компьютер для просмотра и дальнейшей работы. С Cisco Webex Teams получится устраивать частные видео-переговоры, здесь есть доступ к удобному календарю, адресная книга, а сами материалы, которые передаются через сервис, подвергаются шифрованию для обеспечения максимальной безопасности.

Опробовать весь функционал программных продуктов, которые разработаны корпорацией Cisco и предназначены для организации эффективного взаимодействия между удаленными сотрудниками, получится совершенно бесплатно. Компания Vkorpe, которая является авторизованным партнером Cisco Systems, предоставляет доступ к демонстративной версии ПО на 90 дней. Чтобы получить его, клиенту просто нужно обратиться к своему персональному менеджеру.

Консолидация и контроль работы сотрудников

На начальных этапах при переводе сотрудников на удаленную работу может быть тяжело контролировать то, как они выполняют свои трудовые обязанности. Но это получится сделать, если:

• — Грамотно распределить задачи, которые должен выполнить каждый сотрудник;

• — Установить рабочие часы;

• — Обеспечивать непрерывную обратную связь.

Чтобы контроль проходил эффективно, подойдет программа Битрикс24, которая включает в себя большое количество инструментов, полезных как для начальника компании, так и для ее сотрудников. В их число входят:

1. Офис

Это инструмент, который предназначен для того, чтобы создать единое пространство для работы внутри компании. При использовании офиса удается все необходимые документы сохранять на диске и передавать их между пользователями.

Структурированный каталог файлов дает возможность моментально находить нужную информацию. Здесь имеется удобный сервис, позволяющий планировать задачи, учитывая время, которое будет удобно всем участникам, и проверять, когда состоится исследующая видео-конференция.

Кроме того, для общения можно использовать живую ленту. К сообщениям удобно прикреплять файлы и комментировать их. Чтобы взаимодействие стало более эффективным, каждый сотрудник может настроить свой профиль и написать информацию о себе, добавить фотографию.

2. Задачи и проекты

Через Битрикс24 просто распределять задачи между сотрудниками. Чтобы их было удобнее выполнять, можно составить чек-листы, состоящие из поэтапного списка дел. Для каждого из пунктов получится назначить отдельного исполнителя и определить их важность.

В программе представлено несколько методик для работы с задачами:

• — Мой план (управляющий распределяет задачи сам);
• — Сроки (задачи распределяются автоматически в зависимости от даты, к которой их требуется выполнить);
• — Календарь (позволяет просмотреть задачи по датам);
• — Диаграмма Ганта (дает возможность просмотреть связь между задачами).

Удобно, что в Битрикс24 присутствует специальный счетчик, который отчитывает время до конца выполнения конкретной задачи. Это позволяет не забыть, что нужно отправить файлы согласно установленной дате.

Битрикс24 подходит для ведения проектов. Здесь легко распределяются права доступа между участниками, а задачи удобно синхронизировать с CRM-системой. Для эффективного планирования используется режим Канбан.

Клиентское оборудование для удаленных рабочих мест

Далеко не у всех сотрудников компании дома есть оборудование, которое позволяет обеспечить высокую скорость работы и выполнять все должностные обязанности. Чтобы избежать проблем, стоит обеспечить каждого всей необходимой техникой, а найти ее можно в компании Vkorpe. Обращаясь к нам за оборудованием для удаленной работы, корпоративные клиенты получают:

Если нужно настроить эффективное взаимодействие между удаленными сотрудниками, Vkorpe знает решение!